Nota: si editas el día y/o la hora de comienzo, al paciente le llegará el mensaje con la información de la reprogramación. Si edita la hora de fin o agregas “razón de la cita”, al paciente no le llegará ningún mensaje.

Cómo cancelar una cita

1 - Toca la cita que quieras cancelar

2 - Toca el botón “cancelar cita”.

Nota: Si cancelas una cita que el paciente había cancelado previamente (que estaba roja), Todoc no enviará ningún mensaje de cancelación al paciente. Pero si cancelas una cita que estaba confirmada o pendiente de confirmación, Todoc enviará un mensaje avisándole al paciente que tú la has cancelado (salvo que actives la caja “no enviar notificaciones”).

Cómo agregar un paciente nuevo

Si quieres agregar un paciente nuevo sin agregarle una cita, ve a la sección “buscar” y toca el botón “Nuevo”. Allí podrás crear fichas de pacientes nuevos que pueden o no tener una cita en el futuro.

Cómo editar la información de contacto de un paciente

1 - Busca el paciente que quieres editar en la sección “buscar”.

2 - Toca el nombre del paciente y accederás a la ficha de información. Allí puedes editar todos los campos o agregar información que faltaba. No olvides guardar los cambios antes de salir de la pantalla!

Cómo editar la información de contacto del especialista

1 - Ve al menú principal: las tres barras arriba a la izquierda de la pantalla.

2 - Toca la opción “Información personal” y accede a tus datos. Allí puedes editar todos los campos e incluso agregar información como EPS nuevas o nuevos consultorios.

Cómo darle acceso a mi cuenta a mi asistente

1 - Ve al menú principal: las tres barras arriba a la izquierda de la pantalla.

2 - Toca la opción “Crear asistnte” y completa la información solicitada.

3 - Tu asistente recibirá un correo con una contraseña temporal (que deberá cambiar en cuanto acceda a la cuenta).

4 - Pídele a tu asistente que se descargue la app en su teléfono y que ingrese con las credenciales que le llegaron en el email.

Nota: Es importante remarcar que los mensajes de texto que salen desde Todoc se consumen del plan de datos que tenga el teléfono. Esto quiere decir que si se trata del teléfono personal del asistente, es importante que sepa que Todoc puede generarle un gasto adicional a su tarifa (si no tiene plan de SMS ilimitados).

Cómo registrar que mi paciente sí asistió a su cita

Una vez tu paciente esté en tu consultorio, toca la cita que le corresponde y activa el botón azul “Atender paciente”. Esto hará que la caja de la cita se vuelva azul oscura, y eso significa que el paciente ha asistido. Por el contrario, todas las citas que tengan un color distinto a azul oscuro, deben corresponder a citas a las que el paciente no ha asistido.

Preguntas frecuentes

Me llegó la cuenta del teléfono más alta de lo normal, ¿puede ser por Todoc?

Si estás usando Todoc en un dispositivo Android, puede ser. Recuerda que Todoc envía mensajes de texto que salen de tu tarifa telefónica, por lo que recomendamos que contrates un plan de datos con mensajes de texto ilimitados para que no tengas sorpresas a fin de mes.

¿Cómo agrego otro consultorio?

1 - Ve al menú principal: las tres barras arriba a la izquierda de la pantalla.

2 - Toca la opción “Información personal” y accede a tus datos. Allí puedes agregar nuevos consultorios.

¿Puedo ver Todoc en un computador?

Estamos trabajando en eso. Por el momento, Todoc es una excelente solución de agendamiento sólo para dispositivos móviles.

En las estadísticas veo que puedo medir inasistencias. ¿Cómo las registro?

Para que una cita se registre como atendida, una vez el paciente haya llegado, toca la cita y presiona el botón “atender cita”.

¿Puedo crear citas aunque no tenga el email del paciente?

Sí. Los únicos datos obligatorios que necesitas para crear un paciente son Nombres, Apellidos y teléfono celular. De todas formas, lo ideal es completar las fichas de los pacientes con la mayor información posible para facilitar trabajos futuros y para que los pacientes confirmen su asistencia automáticamente a través del email. Si no hay tiempo por teléfono, recomendamos completar la ficha del paciente cuando él esté en persona en el consultorio.

Estoy recibiendo emails de Todoc diciendo que el envío de un email ha fallado. ¿Qué debo hacer?

Cuando recibas este mail, intenta contactar al paciente para detectar el error en el correo electrónico que registraste. Una vez lo tengas correcto, edita el perfil del paciente para que el próximo email se envíe correctamente.

Cuando creo una cita, sólo envía email, pero no mensajes de texto (SMS).

1 - Si estás trabajando en un iPhone, Todoc todavía no envía SMSs.

2 - Si estás trabajando con un dispositivo Android, necesitas que ese dispositivo tenga tarjeta SIM con plan de datos (y envío de SMS) para que pueda enviar el mensaje.

3 - Si tienes que dar permiso para en envío de SMS manualmente cada vez que creas una cita, sigue estos pasos: Ajustes - Aplicaciones - Administrar aplicaciones - Todoc - Permisos - Permitir el envío de SMS.

Nota: te aconsejamos que contrates un plan de datos con SMS ilimitados para que no tengas sorpresas a la hora de recibir la factura.

¿Puedo sincronizar Todoc con mi agenda digital personal?

Estamos trabajando para eso. Por el momento, no es posible sincronizar Todoc con ninguna otra agenda.

Todas las veces que creo una cita me vuelve a salir la pregunta si envía o no el Mensaje de Texto.

Esto es un nivel de seguridad de tu dispositivo. Cuando vuelvas a ver el mensaje, activa la caja “no volver a preguntar” y dale a “permitir” para que no vuelva a mostrarte el mensaje.

Otra manera es ir a “Ajustes” > “Aplicaciones” > “Administrar aplicaciones” > “Todoc” > “permisos” > “enviar SMS”.

No desaparece el círculo rojo tras crear una cita nueva.

Que el círculo titile quiere decir que la información no se ha subido a la nube y está sólo en el teléfono. Esto debe demorarse máximo 1 minuto. Si ha pasado más de un minuto, revisa tu conexión a internet, o conéctate a una red wi-fi para asegurarte de que la información se ha sincronizado correctamente.

Algunas citas se ponen rojas. ¿Qué quiere decir?

Eso quiere decir que tu paciente ha cancela su asistencia a la cita a través del correo electrónico. Recuerda que si estás usando un dispositivo Android, puedes llamar a ese paciente tocando la cita y tocando el botón “llamar”.

Algunas citas se ponen verdes. ¿Qué quiere decir?

Eso quiere decir que tu paciente ha confirmado su asistencia a la cita a través del correo electrónico. Recuerda que si estás usando un dispositivo Android, puedes llamar a ese paciente tocando la cita y tocando el botón “llamar”.

No veo las mismas citas si entro a mi agenda desde otro teléfono/tablet.

Esto sucede porque alguno de los dos dispositivos no ha tenido conexión a internet y no ha sincronizado las citas o los pacientes adecuadamente. Una vez los datos ya no tienen el círculo titilando, entonces podrás ver esa información desde cualquier lado siempre y cuando tu dispositivo esté conectado a internet.

Otra razón es que alguno de los dispositivos no ha sido actualizado y estén trabajando en versiones diferentes de Todoc. Para esto, siempre revisa que en el Store de aplicaciones, no esté al opción de Actualizar (si la ves, actualiza!).

Mis pacientes no reciben el email.

Es importante que revises qué email has ingresado para cada paciente. Si ingresaste mal el email, Todoc te enviará el email de “fallo de envío” correspondiente a la cuenta de email que hayas registrado para comunicarse contigo. Para confirmar qué email tiene el paciente, edita su ficha de información.

¿Puedo crear, reprogramar o cancelar una cita sin que al paciente le llegue información?

Sí. Simplemente activa la cajita “No enviar notificaciones” y crea, reprograma o cancela la cita con total tranquilidad de que al paciente no le llegará ningún mensaje. Ten en cuenta que esa caja quedará activada, entonces si no quieres enviar mensaje de creación de cita, pero sí quieres que salga el recordatorio, debes desactivar la caja manualmente.

No todos mis pacientes confirman asistencia.

Recuerda que los pacientes pueden confirmar o cancelar a través de los botones que ven en el email de confirmación de asistencia que reciben días antes de la cita. Si a la hora de crear la cita no ingresaste un email, si lo ingresaste mal, o si el paciente te dio un email que no revisa frecuentemente, entonces las posibilidades de que confirmen la asistencia se reducen.

Te damos estos tips para lograr que más pacientes confirmen asistencia de forma automática:

1 - Siempre siempre pide un email a la hora de crear un nuevo paciente. Si ellos no tienen, pídeles el de algún familiar cercano que sí lo tenga, que los mantenga informados y que pueda confirmar o cancelar la asistencia.

2 - Avísale a tus pacientes que no lo vas a llamar más y que tienen la responsabilidad de confirmar o cancelar asistencia; por respeto a tu tiempo pero también hacia los otros pacientes.

3 - Está pendiente de tus emails y de la bandeja de entrada de mensajes de texto. Algunos pacientes confirman “a su modo”. En esos casos, pueden marcar la cita como “confirmada” entrando a información de la cita y haciendo click en el botón “confirmar”.

¿Puedo personalizar el mensaje del mensaje de texto o del email?

No por ahora. Si tienes comentarios sobre algún mensaje, por favor escríbenos a info@todoc.co

¿Cómo hago para ajustar la duración de una cita?

En el último paso del proceso de creación de una cita, antes de hacer click en el botón “crear cita”, verás dos cajas con horas: la hora de comienzo y la hora de fin de la cita. Toca los números y ajusta los minutos como lo necesites.

Necesito más de 50 citas al mes. ¿Cómo me paso a premium para tener un año ilimitado de citas?

Si no recibiste un enlace con un requerimiento de pago en el email de contacto que registraste en tu cuenta, escríbenos a info@todoc.co y te lo volveremos a enviar.

Tarifas

Todoc cuesta USD 9.90 pagando mes a mes o 4.08 USD pagando anualmente. Así podrás tener el 100% de las funcionalidades de la aplicación.
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